Cara agar Print File Excel Tidak Terpotong dan Rapi

Aplikasi Excel banyak digunakan oleh para pekerja kantoran, mahasiswa hingga, para pekerja lepas untuk mengolah data dan angka. Aplikasi ini dilengkapi dengan rumus sehingga dapat dipakai untuk menghitung dan menganalisis suatu hal.

Awalnya mencetak dokumen dari aplikasi Excel terlihat mudah dilakukan. Namun jika file yang akan dicetak berbentuk memanjang secara horizontal, biasanya dengan sendirinya file akan terpotong. Hal ini pastinya membuat Anda kepikiran, terutama bila file yang akan dicetak merupakan dokumen penting. Oleh sebab itu, dibutuhkan pengaturan di Microsoft Excel terlebih dahulu sebelum mencetaknya.  Lalu, bagaimana cara print Excel supaya tak terpotong? Berikut ini informasi lengkapnya.

 
 
Layar monitor menampilkan aplikasi Microsodt Excel Excel
Monitor dengan tampilan Excel

Cara Print Excel agar Tidak Terpotong

Berikut ini tujuh cara print Excel agar tidak terpotong yang bisa Anda terapkan dengan memanfaatkan fitur yang ada di Microsoft Excel, yaitu:

1. Pakai Opsi Pratinjau (Preview) Sebelum Mencetak

Sama seperti di aplikasi Word, di Excel pun juga terdapat fitur Preview atau Pratinjau yang bisa Anda pakai sebelum mencetak dokumen. Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat seberapa banyak file yang akan dicetak, termasuk tata letaknya apakah ada yang terpotong atau tidak dan sesuai dengan yang diinginkan.

Berikut ini cara memakai fitur Pratinjau:

  1. Buka aplikasi Microsoft Excel
  2. Pilih file yang mau dicetak
  3. Klik menu “File” di sudut kiri atas
  4. Pilih opsi Cetak atau Print di menu bar kiri atau tekan tombol shortcut ( Ctrl+ P )
  5. Kemudian di sebelah kanan muncul tampilan Preview atau Pratinjau file sebelum dicetak
  6. Jika tampilan sudah OK, Anda dapat melanjutkan dengan klik Print atau Cetak untuk mencetak dokumen tersebut di kertas.

 

2. Menentukan Ukuran Kertas yang Sesuai

Sebelum memutuskan untuk mencetak file Excel, pastikan Anda menentukan ukuran kertasnya dulu. Hal ini agar tata letak data yang sudah ada sesuai dengan kertas yang ingin dicetak Cara mencocokkan ukuran kertas pun terbilang mudah diterapkan.

Berikut ini langkah-langkahnya:

  1. Buka file yang akan dicetak
  2. Lalu buka menu Page Layout atau Tata Letak Halaman
  3. Kemudian klik Size
  4. Lalu samakan ukurannya dengan kertas yang ingin digunakan
  5. Bila ukurannya tidak tersedia, dapat diubah sendiri dengan klik More Paper Size

Baca Juga: Sewa Printer Bulanan Murah

3. Memilih Skala Ukuran File

Cara selanjutnya, yaitu dengan cara mengubah ukuran lembar dokumen menjadi lebih kecil atau besar supaya sesuai dengan lebar halaman melalui opsi yang ada di Microsoft Excel. Dengan metode ini, Anda dapat mencetak dokumen Microsoft Excel tanpa takut terpotong nantinya.

Berikut ini langkah-langkahnya yang bisa Anda ikuti:

  1. Buka aplikasi Ms. Excel.
  2. Buka dokumen yang akan dicetak.
  3. Pada tab Page Layout, klik Print Titles.
  4. Lalu layar akan menunjukkan jendela Page Setup.
  5. Pada Page Setup, pilih tab Page
  6. Pada bagian Scaling atur bagian Fit to serta page(s) wide by menjadi 1.
  7. Lalu klik OK. Klik menu File, lalu klik Print untuk meninjau dahulu dokumen sebelum dicetak.

4. Mengetahui  Orientasi Halaman yang Cocok

Untuk memastikan format kertas yang dicetak sudah benar, penting untuk menyesuaikan orientasi halaman. Berikut ini cara melakukannya:

  1. Buka file Excel yang ingin dicetak.
  2. Pilih menu Tata Letak Halaman atau Page Layout.
  3. Klik menu Orientasi (Orientation).
  4. Pilih orientasi yang diinginkan, seperti Potret (Portrait) atau Lanskap (Landscape),
  5. sesuai dengan kebutuhan.

Baca juga: Solusi Cetak Baru HP Mendukung WFH & WFO

5. Manfaatkan Fitur Pemisah Halaman (Page Break)

Cara print Excel agar tidak terpotong berikutnya adalah dengan mempergunakan fitur Page Break (Pemisah Halaman) yang bermanfaat untuk membagi halaman file Excel.  Dengan begitu, Excel tidak akan membagi file menjadi acak. Dengan fitur ini juga, Anda bisa menyesuaikan bagaimana data yang ingin dicetak dalam satu halaman.  Ikuti Langkah ini untuk menggunakan fitur Pemisah Halaman:

  1. Buka aplikasi Excel
  2. Pilih file yang ingin dicetak
  3. Di menu bar bagian atas, klik Tata Letak Halaman
  4. Selanjutnya, pilih fitur Pemisah (Page Break) Klik Sisipkan Pemisah Halaman (Insert Page Break)

Dengan menerapkan cara ini, file akan terpisah. Tapi, untuk menggunakan cara ini, Anda harus memastikan kursor Mouse ada di halaman selanjutnya. Misalnya, Anda ingin memisahkan halaman antara nomor 1 dan 2. Maka arahkan kursor di atas data yang nantinya akan menjadi halaman 2.

6. Atur Margin

Cara print Excel agar tak terpotong berikutnya yaitu dengan mencocokkan marginnya. 

Berikut ini cara melakukannya:

  1. Buka aplikasi Ms. Excel.
  2. Buka dokumen yang akan dicetak.
  3. Klik menu Page Layout.
  4. Pada tab Page Layout, klik Margins.
  5. Pilih margin yang sesuai kebutuhan (Narrow, Wide, Normal).

Untuk informasi tambahan, Anda juga dapat mengatur ukuran margin yang sesuai keinginan dengan klik Custom Margins.

7. Print Area

Sudah bukan hal yang mengherankan jika sebagian pengguna Excel memiliki data yang tak selalu sederhana. Sehingga isi dokumen mereka bukan hanya sekedar tulisan saja, akan tetapi terdapat kombinasi angka, huruf, dan umumnya cukup kompleks. Di sini, ternyata Anda bisa mencetak deretan angka dan huruf itu sesuai dengan keinginan. Jadi bila hanya ingin print sebagian data saja, hal ini bisa dilakukan.

Berikut di bawah ini langkah-langkahnya:

  1. Buka file Excel yang dimaksud
  2. Kemudian blok seluruh elemen yang ingin dicetak
  3. Lalu masuk ke menu Page Layout
  4. Pilih Print Area Pilih Set Print Area

Demikian informasi cara print Excel supaya tidak terpotong sehingga dokumen yang tercetak lebih rapi. Dengan mencoba salah satu cara di atas Anda tidak perlu khawatir lagi karena file Excel tidak akan terpotong bila dicetak.