10 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Membeli Printer Multifungsi

Apa itu printer multifungsi?

Printer multifungsi (MFP) adalah perangkat yang menggabungkan fungsionalitas printer, mesin fotokopi, pemindai, dan/atau faks ke dalam satu mesin. Printer multifungsi adalah pilihan umum untuk bisnis dengan anggaran terbatas yang ingin mengkonsolidasikan aset, mengurangi biaya, dan meningkatkan alur kerja. Saat Anda beralih ke lebih banyak alur kerja digital, lihat daftar printer multifungsi kami yang secara khusus direkomendasikan untuk  memindai dokumen

Pertimbangan Evaluasi Printer Multifungsi

Untuk membuat keputusan yang tepat tentang printer multifungsi apa yang tepat untuk Anda, Anda perlu mengajukan pertanyaan yang tepat. Berikut 10 hal yang harus Anda ketahui sebelum membeli printer multifungsi.

1. Ketahui kebutuhan Anda.

Pahami apa yang Anda butuhkan dari printer multifungsi untuk Anda dan pengguna akhir Anda. Selain mencetak dan menyalin, bagaimana Anda ingin menggunakan printer multifungsi untuk membantu mengelola dokumen, mengurangi kertas, menyederhanakan alur kerja, memindai ke cloud, bekerja dari jarak jauh, dll.? Berapa banyak pekerjaan salin, cetak, faks, pindai, dan email yang akan Anda jalankan setiap hari? Berapa banyak pengguna yang akan berbagi perangkat? Apakah Anda membutuhkannya agar mampu mewarnai? Nirkabel? Terhubung seluler dan cloud? Ada sejumlah persyaratan yang perlu dipertimbangkan.

2. Mengetahui total biaya kepemilikan (TCO) dan manfaat biaya/nilai.

Saat mengevaluasi printer multifungsi, berhati-hatilah untuk hanya melihat biaya perangkat keras awal. Ada sejumlah faktor lain yang perlu dipertimbangkan, termasuk biaya persediaan. Setelah biaya tinta dipertimbangkan, printer multifungsi inkjet, yang awalnya dianggap berbiaya rendah, sering kali ternyata memiliki TCO yang setara atau lebih tinggi daripada printer multifungsi laser yang berkinerja lebih baik. TCO juga dapat meningkat secara signifikan untuk perangkat yang sulit digunakan dan dirawat, tidak dapat diandalkan, atau tidak memiliki fitur dan kemampuan untuk menghasilkan hasil yang Anda butuhkan secara efisien dan efektif.

Printer multifungsi Anda dapat menjadi aset yang berguna dalam mengelola dan mengendalikan biaya untuk pencetakan dan pencitraan, dan juga dapat menambah kemampuan baru untuk organisasi Anda jika Anda memilih dengan bijak. Pertimbangkan bagaimana printer multifungsi dapat mengatasi total biaya kepemilikan untuk aset pencetakan dan pencitraan, mengkonsolidasikan dan meningkatkan pengelolaan sumber daya di seluruh organisasi dengan lebih baik, dan meningkatkan efisiensi proses bisnis.

3. Ketahui apa yang dikatakan pihak ketiga.

Bandingkan data tentang kinerja aktual dan manajemen dan masalah dukungan yang dipromosikan pada lembar spesifikasi vendor dengan data dari lembaga pengujian independen. Apa yang dikatakan orang-orang berpengalaman di industri tentang kualitas dan kinerja produk yang Anda pertimbangkan?

4. Mengetahui betapa mudahnya terhubung ke jaringan yang ada.

Pertimbangkan betapa mudahnya sistem printer multifungsi akan terintegrasi dengan jaringan Anda yang ada. Apakah mudah untuk menyebarkan? Apakah itu memerlukan pelatihan awal yang minimal? Apakah itu datang dengan perangkat lunak atau penyihir untuk memandu Anda melalui instalasi, pemecahan masalah dan peningkatan?

Jika kelompok kerja Anda perlu mencetak dari beberapa perangkat terdistribusi (smartphone, tablet, laptop, dll.) ke satu lokasi yang mudah diakses, maka pertimbangkan untuk membeli printer multifungsi nirkabel, atau WiFi. Printer multifungsi WiFi terhubung ke jaringan tanpa perlu disambungkan atau disambungkan ke jaringan itu. Ini memungkinkan pencetakan seluler yang mudah, tanpa kabel yang tidak sedap dipandang tersandung.

5. Ketahui betapa mudahnya menggunakannya.

Cegah kemacetan dan waktu henti karyawan yang mahal dengan menemukan printer multifungsi yang mudah dioperasikan. Periksa antarmuka pengguna yang intuitif, persyaratan pelatihan minimal, dan bantuan serta dokumentasi online yang mudah diakses. Jika Anda memang membutuhkan dukungan, periksa apakah produk didukung oleh layanan dan cakupan dukungan yang disediakan produsen.

Antarmuka seperti tablet membuat printer multifungsi generasi terbaru sangat mudah digunakan. Mereka membiarkan Anda menyentuh, menggesek, mencubit dan menggulir seperti yang Anda lakukan pada smartphone atau tablet. Dan dengan aplikasi yang terintegrasi ke dalam antarmuka, Anda dapat menambahkan, menghapus, atau menukar alat untuk alur kerja Anda yang disesuaikan.

Printer multifungsi yang terhubung ke seluler dan cloud memudahkan Anda bekerja dari mana saja. Pada MFP ini, aplikasi menjadi jalan pintas Anda untuk mengunduh, berbagi, mencetak, memindai, mendistribusikan — bahkan menerjemahkan — dokumen di mana saja.

6. Ketahui kemampuan multitaskingnya.

Carilah printer multifungsi yang benar-benar bisa multifungsi. Dapatkah pengguna mengakses setiap fungsi yang mereka butuhkan, bahkan jika fungsi lain sudah digunakan? Ketahuilah bahwa beberapa produk, seperti All-in-Ones (AiOs), menawarkan banyak fungsi dalam satu perangkat, tetapi mungkin tidak melakukan banyak tugas secara bersamaan. Jika mereka tidak dapat memberikan semua fungsi printer multifungsi secara bersamaan, maka Anda dapat mengambil risiko downtime karena kemacetan.

7. Mengetahui kemampuan komunikasi dua arahnya.

Kegagalan untuk mengomunikasikan informasi yang tepat waktu dan akurat kepada pengguna dan administrator TI tentang status pekerjaan, antrean, dan perangkat akan mengakibatkan lebih banyak intervensi oleh Anda dan staf Anda untuk memecahkan, mencegah, atau mengantisipasi masalah. Komunikasi dua arah yang solid, baik di printer multifungsi maupun di seluruh jaringan sangat penting untuk menjaga produk tetap berjalan secara konsisten. Cari pekerjaan cetak dan kemampuan status perangkat dari desktop dan kemampuan untuk melihat semua antrian pekerjaan di perangkat dan di seluruh jaringan.

8. Ketahui manajemen perangkat yang tersedia, kecerdasan jarak jauh, dan dukungan.

Pertimbangkan komitmen vendor untuk menyediakan alat dan utilitas manajemen perangkat dan armada yang tangguh. Ini adalah sesuatu yang mungkin Anda inginkan sekarang atau di masa depan. Cari perangkat lunak manajemen hubungan perangkat yang mengoptimalkan ketersediaan dan waktu kerja printer multifungsi. Apakah vendor memberikan waktu respons yang unggul dan memberikan kualitas layanan yang konsisten? Anda ingin mempercayai printer multifungsi Anda akan tetap aktif dan berjalan untuk memastikan Anda memiliki kantor yang efisien dan produktif.

Printer multifungsi yang lebih canggih memungkinkan Anda tidak hanya mengelola armada, tetapi juga informasi. Dengan alat bawaan yang tepat, seperti integrasi dengan Layanan Cetak Terkelola, MFP Anda menjadi pusat lingkungan dokumen Anda. Itu dapat mengotomatiskan proses bisnis, mengoptimalkan manajemen perangkat dari jarak jauh, dan membantu meja bantuan Anda dengan alat bawaan. Antarmuka yang terhubung dengan aplikasi membuka pintu gerbang kemungkinan masa depan untuk perangkat, dan dokumen, manajemen juga.

9. Ketahui apakah itu memberikan tingkat keamanan dan kerahasiaan yang Anda butuhkan.

Apakah perangkat menawarkan tingkat keamanan yang sesuai untuk bisnis Anda? Apakah scalable untuk memberikan keamanan lebih jika kebutuhan Anda berubah?

Jika tidak dicentang, printer multifungsi dapat menjadi titik masuk yang rentan terhadap pelanggaran data atau serangan berbahaya. Cara terbaik untuk menjaga keamanan data Anda adalah dengan memilih printer multifungsi yang melebihi standar industri untuk pencegahan intrusi, deteksi perangkat, dan enkripsi data. Cari juga produsen printer multifungsi yang bermitra dengan pakar keamanan teknologi informasi, seperti McAfee dan Cisco.

10. Ketahui perangkat lunak dan solusi apa yang tersedia.

Pahami perangkat lunak dan solusi yang kompatibel apa yang tersedia dari vendor, serta mitra solusi mereka.

Printer multifungsi dapat membantu Anda merampingkan proses dokumen duplikat dan rumit serta mengatur, mengedit, dan mengarsipkan dokumen kertas Anda secara elektronik. Dengan printer multifungsi dan aplikasi perangkat lunak sederhana, Anda dapat mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik dan mengirimkannya ke berbagai tujuan — email, penyimpanan dokumen berbasis cloud, folder jaringan, printer jarak jauh, sistem otomasi back-office, dll. — dengan pemindaian tunggal.

Printer multifungsi yang mendukung aplikasi membuat proses ini selangkah lebih maju. Mereka menempatkan fungsi dan alur kerja ke dalam antarmuka aplikasi yang mudah seperti yang Anda lihat di ponsel atau tablet Anda. Mereka memungkinkan Anda mencetak dari atau memindai ke cloud, dan menghubungkan ponsel cerdas ke MFP WiFi sehingga Anda dapat bekerja dari mana saja, kapan saja.

Printer multifungsi dapat membantu Anda merampingkan proses dokumen duplikat dan rumit serta mengatur, mengedit, dan mengarsipkan dokumen kertas Anda secara elektronik. Dengan printer multifungsi dan aplikasi perangkat lunak sederhana, Anda dapat mengubah dokumen kertas menjadi format elektronik dan mengirim ke berbagai tujuan – email, tempat penyimpanan dokumen, folder jaringan, bahkan printer jarak jauh – dengan sekali pindai.

Setelah Anda dipersenjatai dengan pengetahuan yang telah Anda kumpulkan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan siap untuk membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda.

source: xerox.com

Solusi Cetak Baru HP mendukung WFH & WFO

Semenjak pandemi dimulai, serangan cyber telah meningkat sampai dengan 238%.

Solusi cetak baru HP memungkinkan pekerja untuk mencetak dengan aman baik itu di rumah maupun kantor.

HP memperkenalkan pengembangan portofolio managed print services (MPS) nya dengan 4(empat) produk terbaru: HP Wolf Security, Flexworker, Internet Printing melalui HP Advance dan HP Secure Print.

Karena penjahat dunia maya menargetkan infrastruktur cetak, HP Wolf Security melindungi jaringan Anda dengan printer paling aman di dunia. Perlindungan dengan perangkat keras dan layanan terkelola HP (HP MPS) yang berkelanjutan memungkinkan tempat kerja yang tangguh dan tanpa batas.

Selain mengurangi serangan pada permukaan secara agresif, menemukan ancaman dalam memori, dan mengatasinya dengan teknologi virtualisasi, HP Wolf Security melindungi bisnis dengan meningkatkan pengumpulan data ancaman dan memberikan peringatan dengan akurasi tinggi.

Flexworker adalah solusi pencetakan berbasis cloud HP untuk tenaga kerja hybrid (WFH & WFO). Terintegrasi dengan HP Wolf Security, Flexworker menawarkan fleksibilitas kepada pekerja hibrida untuk menggunakan printer yang aman dan disetujui perusahaan dari rumah, meningkatkan produktivitas.

Selain itu, HP Flexworker memungkinkan organisasi memantau hingga 15 pengaturan keamanan penting pada perangkat. Manajer Keamanan HP khusus terus menerus mengevaluasi dan memperbaiki perangkat apa pun yang tidak aman atau sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Dengan banyaknya perusahaan yang menerapkan Work From Home, HP telah memperluas program Flexworker dengan menyertakan model seri LaserJet Enterprise 400 tertentu: HP LaserJet Managed MFP E42540f dan E40040dn.

Selain HP Wolf Security terbaru, seri LaserJet Enterprise 400 menyertakan HP Trusted Platform Module, HP Sure Start, Run-time intrusion detection, HP Connection Inspector, dan penerapan armada berbasis kebijakan dengan HP Security Manager.

Pencetakan Internet melalui HP Advance adalah penawaran ketiga HP. Platform terintegrasi untuk pengambilan, pencetakan, dan manajemen keluaran, layanan ini memiliki mekanisme enkripsi dan otentikasi yang kokoh, termasuk OAuth 2.0 dengan koneksi OpenID untuk Azure AD. Terutama, layanan ini memungkinkan karyawan untuk mencetak dari rumah atau di tempat kerja dengan nyaman dan aman.

HP juga mengumumkan kompatibilitas HP Secure Print dengan Universal Print, memungkinkan otentikasi sebelum mencetak dokumen. Analytics dapat diakses untuk semua operasi cetak melalui HP Secure Print.