Apakah Anda melihat tanda-tanda bahwa sudah waktunya untuk mengganti mesin fotokopi Anda? Tidak yakin apakah Anda harus tetap menggunakan mesin fotokopi atau meningkatkan fungsionalitas dengan beralih ke printer multifungsi?
 Tunggu dulu. Apa sih bedanya?
Benar! Meskipun mesin fotokopi standar dan printer multifungsi adalah kebutuhan pokok dalam kehidupan kantor sehari-hari, istilah untuk menjelaskan setiap perangkat tidak dapat saling menggantikan. Tentu, keduanya tersedia sebagai bagian dari program Managed Print, keduanya dapat menghasilkan salinan kertas dengan cepat, dan masing-masing membutuhkan toner ataupun tinta. Tapi di situlah kesamaannya berakhir. Lantas, apa perbedaan printer mesin fotokopi vs multifungsi? Mungkin lebih dari yang Anda harapkan.
- Fungsi
Sementara mesin fotokopi standar hanya dapat melakukan satu hal (membuat salinan), printer multifungsi – terkadang disebut sebagai MFP – sesuai dengan namanya. Printer MFP memiliki kemampuan untuk menyalin, mencetak, memindai, mengirim faks, dan melakukan tugas lain. Mesin fotokopi yang lebih lama mungkin hanya dapat digunakan untuk mencetak warna atau hanya hitam putih. Sedangkan perangkat multifungsi, biasanya selain memiliki kemampuan mencetak, juga memiliki berbagai fungsi lain yang sangat berguna seperti disebut di atas. Bergantung pada unit yang Anda beli, keduanya dapat memiliki kemampuan untuk menghasilkan bahan cetakan berkualitas tinggi apabila diinginkan.
- Kecepatan
Mesin fotokopi terkadang mencetak lebih cepat daripada printer multifungsi. Jika Anda membuat ribuan salinan dari satu dokumen, mesin fotokopi mungkin akan mengungguli perangkat multifungsi dalam hal kecepatan. Tetapi bagi kebanyakan orang yang membutuhkan beberapa salinan atau bahkan beberapa lusin ketika mereka mencetak, perbedaan dalam penghematan waktu dapat diabaikan. Namun saat ini, printer multifungsi yang ada, beberapa di antaranya telah dapat menyaingi kecepatan mesin fotokopi.
- Kemudahan Penggunaan
Ketika pertama kali keluar, printer multifungsi cukup merepotkan dan sulit digunakan saat berganti mode, seperti cetak dan pindai. Selama bertahun-tahun, printer multifungsi menjadi jauh lebih ramah guna. Disisi lain, mesin fotokopi memiliki banyak sekali tombol dan membingungkan. Printer multifungsi modern dibuat dengan mempertimbangkan pengalaman pengguna, dan salinan dapat dibuat dengan sekali menekan tombol.
- Penggunaan yang Luas
Dengan beragam fungsi yang ada pada printer multifungsi, orang semakin menjauh dari mesin fotokopi standar. Banyak pekerja kantor mengandalkan MFP untuk memindai dokumen yang dicetak dan mengirimkannya melalui email langsung ke kotak masuk mereka sehingga mereka memiliki versi PDF digital yang dapat mereka simpan. Mesin fotokopi lebih cocok untuk pekerjaan cetak yang lama dan tugas berat yang membutuhkan ratusan atau bahkan ribuan salinan dalam satu waktu. Namun, saat ini, menemukan mesin yang benar-benar hanya membuat salinan – bukan mencetak, memindai, mengirim email, dll. – sangatlah sulit. Dengan beralih ke dokumentasi digital, inisiatif ramah lingkungan, dan upaya meminimalkan penggunaan kertas (dan biaya terkait), printer multifungsi menjadi hal yang umum.
- Biaya
Perbedaan harga antara mesin fotokopi hitam-putih dan printer multifungsi (kadang-kadang disebut mesin fotokopi printer) dapat dengan mudah mencapai jutaan rupiah karena perangkat multifungsi menawarkan fungsionalitas yang superior. Namun printer multifungsi pun terdiri dari beragam model yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan, misalnya dari ukuran kertas, kecepatan, fitur berwarna, dan lain sebagainya. Jadi pengguna dapat memilih model yang sesuai dengan budget dan kebutuhannya. Namun, beberapa printer kantor terbaik belum tentu yang paling mahal. Apa pun yang Anda pilih, Anda mungkin memiliki opsi untuk membelinya langsung atau menandatangani perjanjian sewa sehingga investasi yang diperlukan tidak terlalu besar di awal.
- Ukuran
Seperti kebanyakan teknologi populer, perangkat multifungsi telah menyusut ukurannya seiring dengan perkembangannya. Meskipun mesin fotokopi biasanya dianggap sebagai mesin besar dan membutuhkan ruangan sendiri (karena itu disebut “ruang fotokopi”), printer laser multifungsi dapat berukuran cukup kecil untuk muat di meja dan cukup ringan sehingga satu orang dapat memindahkan perangkat. Dengan printer multifungsi atau mesin fotokopi standar, bagaimanapun, perangkat bertambah tergantung pada jumlah kapasitas kertas yang Anda inginkan.
Mesin fotokopi vs. printer?
Setelah Anda memahami perbedaan printer multifungsi dan mesin fotokopi standar dalam hal ketersediaan fungsi, kecepatan, kemudahan penggunaan, penggunaan luas, biaya dan ukuran, Anda dapat menentukan kebutuhan Anda dengan lebih baik.
Dari keduanya, adalah penting untuk mempertimbangkan tujuan penggunaan sebelum membuat keputusan apa pun. Jika Anda perlu mencetak ratusan salinan seminggu, printer multifungsi sehari-hari cukup sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika salinan tersebut memerlukan spesifikasi seperti DPI tinggi dengan kedalaman warna tinggi, atau Anda membuat ribuan salinan dalam seminggu, printer produksi yang lebih canggih kemungkinan lebih sesuai.
Jika Anda tertarik untuk memiliki printer multifungsi atau mesin fotokopi mandiri untuk bisnis Anda, hubungi Kirana Sakti hari ini untuk mendapatkan konsultasi gratis. Kami dapat membantu Anda menilai lingkungan cetak saat ini dan yang Anda inginkan dan bekerja sama dengan Anda untuk menentukan opsi mana yang terbaik untuk Anda.